Contrato de encargo de tratamiento de datos

Versión v1.1 · 31 de agosto de 2026. Este documento forma parte de los Términos y Condiciones de Facedentix y regula el tratamiento que Facedentix realiza por cuenta de cada clínica sobre los datos personales de sus pacientes, en cumplimiento del artículo 15 bis de la Ley N° 19.628, reformada por la Ley N° 21.719.

1. Partes y roles

Responsable de datos: la clínica o el profesional titular de la cuenta, que decide los fines y medios del tratamiento de los datos de sus pacientes.

Tercero mandatario o encargado: DAILLE STORE LIMITADA, RUT 76.860.554-8, domiciliada en Camino Interior PC.39, Padre Hurtado, Región Metropolitana, titular del servicio Facedentix.

2. Objeto y finalidad del encargo

Facedentix trata los datos personales de los pacientes de la clínica con el único fin de prestarle el servicio: mantener su ficha clínica electrónica, la agenda y los recordatorios de citas, el odontograma y demás registros clínicos, los presupuestos y pagos, el inventario, los documentos que la clínica emite y las copias y respaldos asociados.

Facedentix no trata esos datos para ninguna finalidad propia: no los cede ni comunica a terceros, no los usa con fines comerciales, publicitarios ni estadísticos identificables, y no los utiliza para entrenar modelos de inteligencia artificial.

3. Duración

El encargo dura mientras la clínica mantenga vigente su cuenta y, terminada ésta, durante el plazo indicado en la cláusula 8.

4. Datos tratados y titulares

• Categorías de titulares: pacientes de la clínica y, cuando corresponda, sus representantes legales o apoderados.
• Tipos de datos: identificación y contacto; datos de salud (antecedentes, diagnósticos, evoluciones, odontograma, imágenes clínicas, recetas y consentimientos firmados), que son datos sensibles; y datos económicos asociados a los presupuestos y pagos de sus tratamientos.

5. Obligaciones de Facedentix como encargado

• Tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones de la clínica y al objeto de este encargo.
• Guardar secreto y confidencialidad, deber que subsiste incluso después de terminada la relación, y extenderlo a su personal y a sus proveedores.
• Aplicar medidas de seguridad adecuadas al riesgo: aislamiento por clínica en la base de datos, cifrado en tránsito, almacenamiento de archivos privado, control de acceso por usuario, registro imborrable de accesos a cada ficha y respaldo continuo fuera del servidor de operación.
• Informar a la clínica, sin dilaciones indebidas, cualquier vulneración de seguridad que afecte a sus datos, con la información necesaria para que ella cumpla sus propias obligaciones de notificación.
• Asistir a la clínica en la atención de las solicitudes de sus pacientes (acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo), poniendo a su disposición las herramientas del sistema para responderlas y documentarlas.
• Poner a disposición de la clínica la información necesaria para acreditar el cumplimiento de este encargo.

6. Obligaciones de la clínica como responsable

• Tratar los datos de sus pacientes conforme a la ley y a la normativa sanitaria, y contar con la base de licitud que corresponda —incluido el consentimiento del apoderado tratándose de menores de 16 años.
• Informar a sus pacientes sobre el tratamiento de sus datos. Facedentix pone a su disposición un aviso de privacidad imprimible con los datos de la propia clínica.
• Responder las solicitudes de sus pacientes dentro de los plazos legales: es la responsable frente a ellos.
• Custodiar sus credenciales, mantener actualizados los usuarios con acceso y dar de baja a quienes dejen de trabajar en la clínica.
• Evaluar por su cuenta cualquier aplicación externa que autorice a consultar sus datos: esa decisión, y el proveedor que elija, son de su responsabilidad.

7. Sub-encargados autorizados

La clínica autoriza expresamente a Facedentix a apoyarse en los siguientes proveedores, que tratan los datos por cuenta de Facedentix bajo obligaciones equivalentes a las de este contrato:

Si Facedentix incorpora o reemplaza un sub-encargado, lo comunicará dentro de la aplicación con al menos 30 días de anticipación; la clínica podrá objetarlo y, si no hay acuerdo, terminar el servicio y llevarse sus datos.

Al estar los servidores en Estados Unidos, existe una transferencia internacional de datos. Se ampara en las garantías contractuales acordadas con esos proveedores, conforme al art. 27 letra b) de la ley.

8. Término del encargo y devolución de los datos

Terminado el servicio, la clínica puede descargar en cualquier momento la copia completa de su base —datos y archivos clínicos— desde la propia aplicación. Facedentix conservará los datos por 60 días corridos contados desde la terminación, para permitir esa descarga. Antes del vencimiento avisamos por correo al contacto de la clínica; si necesitas más tiempo, basta con pedirlo y detenemos el plazo.

Cumplido el plazo, los datos salen del sistema activo de forma automática, y queda un acta interna con la fecha y el volumen de lo eliminado. Pero nunca se destruyen sin respaldo: antes de eliminar nada se genera una copia completa de la base y de los archivos clínicos de la clínica, que queda sellada bajo custodia de Facedentix, en un almacenamiento privado al que no accede ninguna aplicación, y se entrega a la clínica cuando la solicite. Es la “devolución” que contempla el art. 15 bis, y existe justamente porque la obligación de conservar la ficha clínica por 15 años es de la clínica. Si por cualquier razón el respaldo no puede generarse, la eliminación no se ejecuta.

Ese respaldo se conserva 12 meses y después se destruye también. Fuera de él, solo se conservan las constancias de aceptación de este contrato y de las descargas realizadas —no contienen datos de pacientes— como prueba del cumplimiento, y aquellos datos que deban conservarse por obligación legal.

Advertencia importante: la ficha clínica debe conservarse un mínimo de 15 años desde el último registro (art. 11 del DS N°41/2012). Antes de cerrar su cuenta, la clínica debe descargar y custodiar esa información: la obligación de conservarla es suya.

9. Responsabilidad de cada parte

De Facedentix. Si tratara los datos con una finalidad distinta de la encargada, o los cediera sin autorización, pasaría a ser responsable de datos para todos los efectos legales y respondería personalmente por las infracciones y solidariamente por los daños, conforme al art. 15 bis. Facedentix responde por el funcionamiento del sistema, por las medidas de seguridad que declara en la cláusula 5 y por el cumplimiento de este encargo.

De la clínica. La clínica es la responsable de datos y, como tal, responde del uso que ella y sus usuarios hagan de la información. En particular, y sin que la enumeración sea taxativa, Facedentix no responde por:

• El acceso, uso, divulgación, copia, impresión, envío o extracción de información que realicen la clínica o las personas a las que ella dio acceso, incluido el uso indebido de credenciales propias o compartidas.
• La entrega de información a terceros que decida la clínica, incluida la respuesta a solicitudes de pacientes y a requerimientos de autoridades.
• Las aplicaciones externas que la clínica autorice a consultar sus datos, y el uso que esos terceros hagan de la información.
• Mantener usuarios activos de personas que ya no trabajan en la clínica, o no revisar el registro de accesos que el sistema pone a su disposición.
• La exactitud, licitud y pertinencia de los datos que la clínica carga, y el cumplimiento de sus propias obligaciones como responsable: informar a sus pacientes, contar con el consentimiento del apoderado tratándose de menores de 16 años, responder las solicitudes de los titulares dentro de plazo y conservar la ficha clínica los 15 años que exige la normativa sanitaria.
• El uso que la clínica haga de las copias que descargue: una vez fuera del sistema, su custodia es exclusivamente suya.
• Las decisiones clínicas, diagnósticos, tratamientos y su registro, que son siempre del profesional tratante.

La clínica mantendrá indemne a Facedentix frente a reclamos, sanciones o demandas de terceros que tengan su origen en las conductas descritas en esta cláusula.

Esta cláusula distribuye la responsabilidad entre las partes por hechos propios de cada una y no altera las obligaciones que la ley impone directamente a Facedentix como encargado, ni los derechos que la ley reconoce a los titulares de los datos, que en ningún caso se ven limitados por este contrato.

10. Vigencia y aceptación

Este contrato se acepta dentro de la aplicación, en Personalización → Contrato de encargo, por un usuario administrador de la clínica. La aceptación queda registrada con su nombre, la fecha y la versión del documento. Si publicamos una versión nueva, lo avisaremos y pediremos aceptarla nuevamente.